23.03.2022 Auf Nummer sicher bei Videokonferenzen

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich auch die Kommunikation in Behörden und Institutionen grundlegend gewandelt. Homeoffice und Videokonferenzen ersetzen oft die Büroarbeit und Meetings vor Ort – mit klaren Vorteilen nicht nur für den Gesundheitsschutz, sondern auch für die Effizienz. Es bleibt die Frage, wie sich der Schutz sensibler Daten gewährleisten und der Zugriff Unbefugter wirkungsvoll vermeiden lässt.

Cyber-Kriminelle müssen draußen bleiben

Teams, Zoom, Google & Co. – moderne Videokonferenzsysteme bieten mittlerweile zahlreiche Features, die Face-to-Face-Meetings oft überflüssig machen. Die Erfahrung zeigt, dass Online-Konferenzen teils wesentlich konzentrierter ablaufen und die Teilnehmenden stärker auf das Thema fokussiert sind. Zudem ist es ganz leicht möglich, Präsentationen oder Dokumente einzublenden, nebenher Notizen zu machen und in der Chat-Funktion zu veröffentlichen oder auf Cloud-Inhalte zurückzugreifen. Die Teilnehmenden können vor der Webcam neutrale Hintergründe wählen, um nichts von ihrer Privatsphäre preiszugeben. Trotzdem wurden unter dem Schlagwort „Zoom-Bombing“ Fälle bekannt, in denen sich Unbefugte in Videokonferenzen schmuggelten und dort zum Beispiel unangemessene Inhalte teilten.

IT-Sicherheit in Videokonferenzen: von der Anforderungsanalyse bis zur Schutzbedarfsfeststellung

In Behörden spielen Datenschutz und -sicherheit natürlich eine entscheidende Rolle bei der Wahl der passenden Videokonferenzlösung. Hier ist zunächst eine Anforderungsanalyse und eine Schutzbedarfsfeststellung gemäß der IT-Sicherheitsrichtlinie erforderlich: Wie lassen sich Videokonferenzen nach den Vorgaben der DSGVO und nach dem Mindeststandard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) durchführen?

Mit dieser Frage beschäftigte sich im Februar 2022 ein Online-Fachseminar der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft und Recht. Expertinnen und Experten aus dem Bundespräsidialamt klärten über mögliche technische Lösungen für Videokonferenzen und Online-Meetings auf. Adressiert wurden ferner datenschutzrechtliche Fragen beim Einsatz gängiger Videokonferenzsysteme. Ziel der Veranstaltung war, dass jede Institution ihre eigene maßgeschneiderte Videokonferenz-Lösung finden kann – immer unter Berücksichtigung aller relevanten Sicherheitsaspekte.

Sichere Videokonferenzen für Verwaltungsorgane auf allen Ebenen

Die Zielgruppe der Veranstaltung umfasste Führungskräfte und Mitarbeitende aller möglichen öffentlichen Einrichtungen – von Bundes- und Landesministerien über Kommunal- und Kreisverwaltungen bis hin zu Polizeibehörden, Gerichtsverwaltungen, Feuerwehren und Rechnungshöfen.

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