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Digitalisierter Einkauf: Erleichterungen für den öffentlichen Dienst

Die Digitalisierung von Einkaufsprozessen ebnet den Weg zur e-Vergabe und e-Abrechnung. Verantwortliche im Einkauf wissen das und schätzen die Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten, die mit digitalisierten Prozessen einhergehen. Einzig Einzelkäufe, die dezentral und jenseits des zentral gesteuerten e-Einkaufes abgewickelt werden, bilden eine „Blackbox“. Sie sind dem Zentraleinkauf nicht bekannt, können nicht gebündelt und daher auch nicht ausgeschrieben werden. Die Zusammenarbeit zwischen TEK-SERVICE AG und Unite hilft, genau an dieser Stelle Licht ins Dunkel zu bringen. So werden zukünftig mehr Ausschreibungsgrundlagen für die e-Vergabe durch Verwaltungen geschaffen.

Besonders aufwändig zeigt sich im operativen Tagesgeschäft des e-Einkaufs von Städten und Kommunen die Entwicklung neuer, unbekannter Sortimente. TEK-SERVICE AG und Unite bieten Verwaltungen nun eine pragmatische Lösung. Die TEK-SERVICE AG hat den Marktplatz der Unite in ihr TEK-Einkaufsportal eingebunden. Die Nutzung des Marktplatzes wird für Kunden der TEK-SERVICE AG auf Wunsch möglich.

Berlins Polizei kauft elektronisch ein ​ ​

Das Beispiel des e-Warenhauses Berlin, das sich der Technologie der TEK-SERVICE AG bedient, macht dies deutlich: Werden Bestellende der Polizei Berlin in bereits vorhandenen, ausgeschriebenen Rahmenverträgen des e-Warenhauses (TEK-Einkaufsportal) nicht fündig, können sie auf den im e- Warenhaus integrierten Marktplatz Unite zurückgreifen. Die Auftragsvergabe erfolgt im Wege eines Direktauftrages. Der Marktplatz Unite ermöglicht es, aus mehreren Angeboten eine Auswahl zu treffen. Die vergaberechtlichen Anforderungen an einen Direktauftrag sind damit erfüllt. Die getroffene Auswahl aus dem Marktplatzangebot wird zunächst an das TEK-Einkaufsportal weitergeleitet. Daten werden dort erfasst, geprüft und mit einer Mittelbindungsnummer versehen.​ ​

Erst danach wird der Auftrag vom TEK-Einkaufsportal automatisch an den Marktplatz Unite weitergeleitet. Unite kümmert sich ab diesem Moment um das weitere Bestellverfahren.​

Vorteil: effektive Ausschreibung und Vergabe​ ​

Indem Bestellungen aus Direktaufträgen des Marktplatzes statistisch im TEK-Einkaufsportal erfasst sind, lassen sich diese zu elektronischen Leistungsverzeichnissen aufbereiten. Wo zuvor, auf Grund dezentraler Ressourcenverwaltung, Einzel- und Spontankäufen Intransparenz herrschte, werden zukünftig Bündelungseffekte, Ausschreibung und Vergabe durch Verwaltungen möglich. Das Modell findet reges Interesse, denn es trifft den Anspruch jener Verwaltungen, die gemäß DSGVO das Angebot von Marktplätzen außerhalb der EU ablehnen. Sowohl Unite, als auch TEK-SERVICE AG sind deutsche Unternehmen. Die Datenhaltung erfolgt in Deutschland bzw. der EU.