Kurz & bündig
Frau Fuhrmann, was ist der erste Schritt, wenn ich ein Digitalisierungsprojekt starten möchte?
Der erste Schritt ist die klare Definition des Projektziels und des Umfangs. Es ist wesentlich, zu verstehen, welche Probleme gelöst oder welche Prozesse optimiert werden sollen. Eine gründliche Analyse des aktuellen Zustands und eine klare und gemeinsame Vision für die Zukunft sind hierbei unerlässlich. Wir tendieren manchmal dazu, gleich mit der Lösung starten zu wollen, ohne uns die notwendige Zeit zu nehmen, die zugrundeliegenden Probleme und Bedürfnisse zu verstehen. Schon Albert Einstein soll gesagt haben: „Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken und fünf Minuten über die Lösung.“
Welche Personen oder Abteilungen müssen bei einem Digitalisierungsprojekt unbedingt beteiligt sein?
Bei einem Digitalisierungsprojekt ist eine cross-funktionale Zusammenarbeit entscheidend. Neben den Projektmanager:innen sollten auch Vertreter:innen aus den relevanten Fachabteilungen, IT-Experten und weitere Experten, wie z.B. Datenschutzbeauftragte beteiligt werden. Aus meiner Sicht ist es essentiell, auch Endbenutzer:innen in den Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Lösung wirklich praxistauglich ist. Beteiligung bedeutet auch, Transparenz für alle Stakeholder herzustellen und die Interessenvertretungen angemessen und frühzeitig einzubeziehen.
Wie viel Standardisierung ist bei Digitalisierungsprojekten sinnvoll?
Eine gewisse Standardisierung ist notwendig, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten. Sie hilft dabei, Ressourcen optimal zu nutzen, Fehler zu minimieren und bietet auch eine gute Orientierung innerhalb der Organisation. Allerdings sollte sie nicht zu rigide sein, um Raum für Anpassungen und Innovationen zu lassen. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Standardisierung und Flexibilität ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und innovative Lösungen zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen der eigenen Hochschule gerecht werden. Auf diesen Aspekt werde ich auch in meinem ersten Vortrag eingehen.
Was sind die größten Herausforderungen bei einem Digitalisierungsprojekt?
Da gibt es eine ganze Menge! Eine der zentralen Herausforderungen auf dem Weg zur Digitalisierung ist oft der notwendige kulturelle Wandel. Es ist von großer Bedeutung, die Mitarbeiter:innen einzubinden und durch gezielte Schulungen auf die neuen Prozesse vorzubereiten. Darüber werden wir auch in unserem Seminar sprechen. Ich bin sehr gespannt auf die Perspektiven der Teilnehmer:innen.
