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Digitalisierung von Verwaltungsleistungen: Hürden und Möglichkeiten

Wir alle erleben es täglich: Kaum jemand verlässt mehr das Haus ohne sein Smartphone. Daheim bestellen wir unsere Wunschprodukte bequem via Internet und steuern unsere Küchengeräte per App. Im Büro führen wir Videokonferenzen mit Kolleginnen und Kollegen am anderen Ende der Welt. In der Fabrik sorgt das Internet of Things dafür, dass Produktionsprozesse automatisiert ablaufen und Wartungszyklen effizienter gestaltet werden können. Nur in der Verwaltung tun wir uns mit der Digitalisierung oft noch schwer…

Das hat mehrere Gründe: Die Verwaltung ist in komplexe kommunale, nationale oder gar internationale Infrastrukturen eingebunden, in denen eine reibungslose und schnelle Kommunikation erforderlich ist. Dazu bedarf es der entsprechenden Schnittstellen. Darüber hinaus müssen in sämtlichen Verwaltungs- und Behördenprozessen die höchsten Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden.

Verwaltungsorganisation: Von der Wirtschaft lernen

Menschen erwarten heute, möglichst vieles bequem und ohne lange Wartezeiten online regeln zu können. Auch wenn es um Verwaltungsangelegenheiten wie die Beantragung eines neuen Ausweises, eines Führerscheins oder von Briefwahl-Unterlagen geht. Die Wartezeiten auf dem Einwohnermeldeamt spart man sich ebenfalls gerne, wenn man die Ummeldung zuhause vom Laptop aus vornehmen kann.

In den letzten Jahren haben viele Unternehmen in der freien Wirtschaft vorgemacht, wie Digitalisierung auch in der Verwaltungsorganisation aussehen könnte – von der intuitiven und ansprechenden Benutzerführung auf PC und Smartphone bis hin zu Cloud-Computing und zu effektiven Schutzmaßnahmen gegen Datenklau. Zwei-Faktor- oder Multi-Faktor-Authentisierung unter Einbeziehung biometrischer Daten bietet Bürgerinnen und Bürgern zudem auch bei Verwaltungsleistungen die Sicherheit, die sie für ihre sensiblen Daten erwarten.

An der digitalen Verwaltungsorganisation führt kein Weg vorbei

Bereits 2017 wurde vom Bundestag das Onlinezugangsgesetz (OZG) verabschiedet: Danach stehen Bund, Länder und Kommunen in der Pflicht, bis 2022 alle wichtigen Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten und die entsprechenden Portale miteinander zu verknüpfen – eine komplexe Aufgabe, die viele Fragen aufwirft:

  • Wie lassen sich die Anforderungen des OZG in einer spezifischen Einrichtung umsetzen?
  • Wie meistert man den nahtlosen Übergang von analogen zu digitalen Verwaltungsprozessen?
  • Wie schafft man die nötigen Schnittstellen zu anderen Organisationen, um eine reibungslose, schnelle und sichere Kommunikation zu gewährleisten?

Generationenwechsel: Mehr als der Übergang von Analog zu Digital

Die digitale Transformation ist weit mehr als ein Verwaltungsakt. Es gilt, sowohl ältere Bürgerinnen und Bürger als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung für die Neuausrichtung zu gewinnen. Das erfordert Zeit, Fingerspitzengefühl und einfühlsame Kommunikationsstrategien.

Die Europäische Akademie für Steuern, Wirtschaft und Recht bietet ein breites Spektrum an Seminaren und Veranstaltungen an, die Sie optimal bei der digitalen Transformation Ihrer Verwaltungsorganisation begleiten: