eGovernment und eAkte Veränderte Arbeitsmethoden fordern die Verwaltung permanent heraus

Die Einführung der eAkte wird, wenn sie abgeschlossen ist, effizientere Abläufe für die Kunden und Nutzer von Verwaltungsleistungen zur Folge haben.

Bis dahin ist es ein mühsamer Weg, vor allem für die Zentralverwaltung und das Personalmanagement, die bei den nötigen Veränderungen besonders gefordert sind. Denn das vermeintlich technische Thema eAkte ist aus administrativer Sicht nicht so sehr eine Frage der technischen Machbarkeit, sondern der mentalen Einstellung in den Verwaltungen.

Mitarbeitende, die jahrelang gewohnt waren, analoge Dokumente und Ordner zu bearbeiten, müssen nun fit gemacht werden für den Umgang mit eingescannten Unterlagen und mit digitaler Kommunikation. Zugleich muss permanent auf die Rechtsgültigkeit digitaler Prozesse geachtet werden; eingescannte Unterlagen müssen z.B. dieselbe Aussagekraft besitzen wie ihre analogen Gegenstücke.
Darüber hinaus setzt die EU-Datenschutzgrundverordnung neue Anforderungen, wie mit (digitalen) Informationen zu verfahren ist.

Neben diesen genannten Neuerungen kommen auf die Verwaltung in öffentlichen Institutionen immer mehr solche Themen zu, die bisher eher für den Privatsektor relevant waren.
Mit Themen wie Burn-Out-Prävention, Wiedereingliederungsmanagement und Reputationsmanagement muss sich eine moderne öffentliche Verwaltung ebenso befassen.

Zum einen ist der öffentliche Dienst von einem übermäßigen Ausscheiden älterer Arbeitnehmender betroffen, zum anderen sind die Mitarbeitenden in öffentlichen Institutionen – anders als zuvor – von Themen wie einem sich schnell veränderndem Umfeld, befristeten Arbeitsverträgen, einer größerer Rolle von internen Deadlines und einer größeren Bedeutung von Outputorientierung im Allgemeinen betroffen. Hierauf nicht einzugehen kann für die Verwaltung die Gefahr mit sich bringen, in kurzer Zeit Mitarbeitende zu verlieren oder aber Mitarbeitende zu beschäftigen, die innerlich gekündigt haben.

Wie bei allen Bestrebungen müssen sich die Verantwortlichen in Verwaltung und Personalmanagement davor hüten, die Human Ressource Management-Lösungen unkritisch aus der Privatwirtschaft zu übernehmen.

Erforderlich ist eine kritische Reflektion, ob und inwieweit vorhandene Lösungen an die sehr speziellen Anforderungen des öffentlichen Sektors – unter Berücksichtigung des Verwaltungsrechts – angepasst werden können.