Karriere Was uns als Arbeitgeber auszeichnet

Nathalie, du arbeitest in der Conference Coordination, kurz CC. Welche Aufgaben werden dort übernommen?

Nathalie: „Wir übernehmen die operative Planung der Veranstaltungen und sind dafür zuständig, dass sie reibungslos ablaufen. Sobald die Conference Manager*innen die Veranstaltungen produziert haben, buchen wir die Dienstleister. Das sind zum Beispiel die Locations, die Seminarbetreuungen, die Kuriere und die Druckereien. Wir tauschen uns auch mit den Referent*innen aus zu Techniktests, wenn die Seminare online stattfinden. Sind Präsentationen für die Seminare vorgesehen, fragt die Conference Coordination ebenfalls bei den Referent*innen an."

Hast du bestimmte Aufgaben, die nur du übernimmst?

„Wir sind momentan zwei Kolleginnen in der Conference Coordination und haben uns neben den Veranstaltungen auch weitere Aufgaben aufgeteilt. Silva bucht und koordiniert die Seminarbetreuungen und ich kümmere mich um allgemeine Anfragen und buche die Veranstaltungshotels."

Wann kommen die Seminarbetreuer*innen zum Einsatz?

„Wir bereiten die Veranstaltungen so vor, dass einem reibungslosen Ablauf nichts mehr im Wege steht. Die Seminarbetreuungen sorgen während den Veranstaltungen dafür, dass die Teilnehmer*innen und Referent*innen zufrieden sind. Sie vertreten die Europäische Akademie nach außen."

Gibt es Unterschiede zwischen den Online- beziehungsweise Präsenz-Veranstaltungen?

„Ja, die gibt es. Beide Veranstaltungen beginnen natürlich mit der Akkreditierung. Bei den Präsenz-Veranstaltungen werden allerdings vor Ort Namensschilder ausgegeben, während in Online-Seminaren die Teilnehmenden aus dem Warteraum in den Online-Seminarraum gelassen werden. Hier kommt dann ein kurzer Technikcheck dazu und im Notfall helfen die Seminarbetreuuer*innen dabei, technische Schwierigkeiten zu lösen. Falls sie da nicht weiterkommen, geben sie uns Bescheid und wir übernehmen dann."

Was kommt bei den Präsenz-Veranstaltungen noch dazu? Sie finden ja in Hotels statt.

„Die Seminarbetreuung ist auch der Ansprechpartner für das Hotel. Morgens übernehmen sie den Aufbau, der meistens innerhalb einer Stunde erledigt ist, und sprechen mit dem Hotel den Seminartag durch. Neuen Seminarbetreuer*innen werde ich auch dabei helfen. Aber in der Regel ist es wirklich schnell gemacht."

Und während der Seminare?

„Hier ist es vor allem wichtig zu schauen, dass die Zeitpläne eingehalten werden. Die Seminarbetreuer*innen übernehmen auch und die An- und Abmoderation der Pausen. Und auch hier gilt: Sowie ein Teilnehmender nicht weiterkommt oder unzufrieden wirkt, unterstützen unsere Seminarbetreuer*innen. Im Anschluss an das Seminar erfragen wir bei der Seminarbetreuung mit einem Feedback-Bogen, ob es Anmerkungen von Teilnehmenden und/oder Referierenden gab und ob es Veränderungswünsche gibt."

Wie sieht die Zusammenarbeit zwischen Seminarbetreuung und CC aus?

„Wir sind in ständigem Austausch und unterstützen. Die Seminarbetreuung darf und soll in jeder Frage zu uns kommen. Trotzdem erwarten wir auch ein selbständiges Arbeiten – dann macht es ja auch erst Spaß. Wenn zum Beispiel der tatsächliche Ablauf 5 bis 10 Minuten hinter dem Zeitplan liegt, dann sollten sie selbständig mit den Teilnehmenden und Referierenden klären, ob das Seminar verlängert wird oder eine Pause verkürzt."

In der EA gibt es eine flache Hierarchie. Die Mitarbeiter*innen treffen Entscheidungen in ihren Teams und haben einen größeren Handlungsspielraum. Wie ist das für dich?

„Ich finde das sehr gut. Das war ein Kriterium für mich, mich bei der Europäischen Akademie zu bewerben. Mir entspricht dieses Arbeiten sehr: Ich möchte nicht stur vorgegebenen Strukturen folgen, sondern aktiv dran mitarbeiten. Das schließt also die Verbesserung von Prozessen und Strukturen mit ein. So wird es nie langweilig! Außerdem fördert es das Denken und ich habe es selbst in der Hand, wie ich meine Aufgabe erledige."

Matthias, du bist Team Lead Marketing in der EA. Welche Aufgaben hast du?

Matthias: „Abgesehen davon, dass ich selber „ganz normal“ Marketingaktivitäten mache, Texte schreibe, Mailingkampagnen erstelle oder Veranstaltungsprogramme gegenchecke, ist es meine Aufgabe darauf zu achten, dass wir als Team unsere Zeit und Budgets in die richtigen Kanäle stecken. Welche Veranstaltung läuft besonders gut? Für welche müssten wir gerade mehr tun? Gibt es anstehende Projekte? Für welche Themenbereiche bietet sich eine Content-Serie an? Welche größeren Veranstaltungen kommen in den nächsten Monaten? Welche dringenden Baustellen gibt es auf der Website? Sowas in der Art. Zusammengefasst: Überblick behalten, priorisieren und kommunizieren."

Wie muss man sich eine Zusammenarbeit im Marketing-Team vorstellen?

„Wir sind aktuell zu viert im Team und sind in einem Mix aus Contentmarketing, E-Mail-Marketing, Online-Marketing und Social Media unterwegs. Jedes Teammitglied hat sein Spezialgebiet, was aber nicht heißt, dass wir nicht auch gemeinsam an neuen Projekten mit mehreren Personen arbeiten.

Am Beispiel für ein konkretes Veranstaltungsthema bedeutet das: Wir analysieren die Zielgruppen, schauen nach Trends und passen in Absprache mit den Conference Manager*innen die Themen und Veranstaltungstitel an oder schalten gegebenenfalls eine Umfrage. Content wird erstellt, Mailingkampagnen werden vorbereitet und geschaut, ob die Website gut performed oder im Bereich UX noch nachgeschärft werden muss. Sind die Texte zu lang? Ist den Kund*innen klar, was der Kern der Veranstaltung ist? Sind die wichtigsten Keywords enthalten? Neben den einzelnen Veranstaltungen haben wir dabei natürlich auch immer die langfristige Perspektive der Marke EA und das Branding im Blick."

Wie arbeitet Marketing mit den anderen Teams der EA zusammen? Gibt es einen übergreifenden Teamgeist?

„Meistens flüssig, setzt jedoch auch immer ein gewisses Moderationsgeschick voraus. Neben den Aktivitäten für alle einzelnen Veranstaltungen müssen wir eben immer das „große Ganze“ im Blick behalten und dementsprechend priorisieren. Da müssen wir dann schon mal Kolleg*innen vertrösten, dass eine ganz konkrete Veranstaltung manchmal nicht die höchste Priorität haben kann. Gleichzeitig kommt natürlich auch die Geschäftsleitung mit neuen Ideen, so dass wir die kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Aktivitäten immer unter einen Hut bringen müssen."

In der EA sind die Hierarchien flach und die Mitarbeiter*innen treffen viele Entscheidungen in ihren Teams. Was bedeutet das für deine Arbeit?

„Das ist zum Teil durchaus herausfordernd. Ich bin ja eben nicht ein „klassischer“ Teamleiter, das heißt, ich gebe nicht wirklich Anweisungen, sondern die Teammitglieder haben ihre eigenen „Spezialbereiche“ (Contentmarketing, Websitenmarketing, Social Media, SEO usw.) und bearbeiten das größtenteils eigenverantwortlich. Die einzelnen Teile fügen wir dann zusammen. Von den anderen Teams, speziell den Conference Manager*innen kommen Impulse für neue Themen und Formate und dann sind wir schnell in einem Prozess aus Kreativität, Analyse und Reichweite. Welche Themen funktionieren? Was sind die Trends im öffentlichen Dienst? Welches Format eignet sich für welches Thema? Und wie nennen wir das Ganze?"

Flexibles Arbeiten gehört zur Unternehmenskultur der EA, daher sind alle überwiegend im Home-Office. Wann musst du in deiner Funktion vor Ort in Berlin sein?

„Wir machen Minimum einmal pro Monat ein Präsenzmeeting mit der gesamten Firma, da wird dann vorher und hinterher gerne noch in kleineren Gruppen speziell über neue Themen oder Formate gesprochen. Bei Onboarding-Prozessen von neuen Kolleg*innen treffe ich mich in der Regel auch mindestens einmal in Präsenz mit ihnen und erkläre die generellen Aufgabenbereiche und Schnittstellen des Marketing-Teams.

Bei größeren, vor allem teamübergreifend angelegten neuen Projekten oder dem Festlegen grundsätzlicher Prozesse – zum Beispiel mit der IT und den Conference Manager*innen –, sind Face-to-Face Besprechungen meistens sinnvoller. Das ist zumindest meine Erfahrung."

Und was, findest du, macht den besonderen Reiz deines Jobs aus?

„Die Marketing-Welt ist im steten Wandel, einige Trends sind so kurzlebig, dass man gar nicht so schnell optimieren und umstellen kann, bis der Trend wieder vorbei ist. Gleichzeitig beschäftigen wir uns aber eben auch mit unseren Themen: Was bewegt den öffentlichen Dienst, welche Themen könne wir mit unseren Formaten überhaupt abdecken? Dabei ist es auch immer wieder spannend, auf die verschiedenen Strömungen unserer Zielgruppe zu reagieren: gibt es zum Beispiel aktuelle Rechtsprechungen im Vergaberecht? Brauchen wir dazu kurzfristig Content oder sogar eine eigene Veranstaltung? Oder beschäftigen wir uns mit einzelnen Aspekten eines Dauerthemas wie zum Beispiel der Digitalisierung der Arbeitswelt. Es ist also immer eine Mischung aus spontanem Reagieren und langfristigem Analysieren. Spannend."

Welche Aufgaben hast du als Conference Manager?

Patrick: „Ich konzipiere vor allem die Fachveranstaltungen speziell für den öffentlichen Sektor. Das heißt ich bin von Anfang an mit an Bord. Ich überlege mir erst einmal, welche Themen könnten für den öffentlichen Sektor relevant sein. Hier arbeite ich dann zusammen mit Referierenden, ehemaligen Teilnehmenden, aber auch mit Cold Calls und versuche, aktuelle Trends und Herausforderungen des öffentlichen Sektors aufzunehmen."

Wie geht es nach der Themenfindung weiter?

„Sobald ich ungefähr weiß, in welche Richtung sich eine Fachveranstaltung entwickeln kann, überlege ich: Wie können die Themen didaktisch aufgearbeitet werden? Welche Personen und Referierenden können einen interessanten Inhalt zu den einzelnen Themen geben? Das heißt, ich bin auch dafür zuständig, die einzelnen Referierenden zu kontaktieren und mit ihnen zu besprechen, welche Inhalte wir genau bei dieser Veranstaltung bringen können. Wenn das geklärt ist, lade ich die Referierenden zur Veranstaltung ein, und nach und nach entwickelt sich das Veranstaltungsprogramm. Sobald das Programm fertig ist, geht die Veranstaltung an die Kolleg*innen aus der Conference Coordination und an das Marketing-Team."

Gibt es eine Zusammenarbeit zwischen dir und den anderen Conference Manager*innen?  

„Natürlich gibt es da eine Zusammenarbeit, und zwar auf unterschiedlichen Ebenen. Zum einen arbeiten wir gemeinsam auf thematischer Ebene und sprechen uns ab, welche Themen von welcher Person übernommen werden. Zum anderen arbeiten wir in puncto Formate und didaktische Konzepte zusammen. Wir überlegen uns beispielsweise: Wie können wir Informationen noch besser transportieren? Wie können wir Teilnehmende noch aktiver einbinden? Sei es durch Workshops oder innovatives Networking."

Wie läuft die Zusammenarbeit mit den anderen Teams der EA? Gibt es einen übergreifenden Teamgeist?

„Um gute Veranstaltungen konzeptionieren und durchführen zu können, müssen alle an einem Strang ziehen. Daher nehme ich so früh wie möglich Kontakt zu unserem Marketing-Team auf. Ich bin in ständigem Austausch über die unterschiedlichen Marketing-Kanäle, die wir haben, und frage konkret nach thematischem Input oder den spezifischen Zielgruppen. Aber es geht auch um ganz banale Dinge: Über den Austausch erfahre ich, wann zum Beispiel Marketing-Aktivitäten geplant sind, so dass ich meine eigene Produktion darauf ausrichten kann."

Vorhin hast du die Conference Coordination erwähnt. Wie sehen die Verbindungen zu diesem Team aus?

„Zu Conference Coordination sind die Verbindungen eng, wenn es darum geht, Veranstaltungen in Präsenz durchzuführen. Ich muss mir überlegen: Gibt es speziellen Anforderungen an das Hotel seitens meiner Zielgruppe? Etwa im Hinblick auf Barrierefreiheit oder Größe des Raumes? Aber auch wenn die Veranstaltung online stattfindet, gibt es sehr viel zu organisieren. Wir müssen uns überlegen: Welche IT-Software nehmen wir? Wie können wir Fachveranstaltungen so gestalten, dass sie dem Online-Format gerecht werden und die Teilnehmenden wirklich in einen Austausch miteinander und mit den Referierenden kommen?"

In der EA ist die Hierarchie eher flach. Die Mitarbeiter*innen treffen Entscheidungen in ihren Teams und haben einen größeren Handlungsspielraum. Was bedeutet das für deine Arbeit?

„Wir haben uns in einzelnen Teams organisiert und in diesen Teams sind sowohl Conference Manager*innen als auch Kolleg*innen des Marketings und Sales Manager*innen. Wir haben die Organisation der EA darauf ausgerichtet, dass wir Synergieeffekte herstellen können. Das ist meines Wissens einzigartig in der Weiterbildungsbranche. Vor einigen Jahren war die EA noch streng in Abteilungen aufgebaut und es gab zu wenige Berührungspunkte zwischen ihnen.

Aufgrund der flachen Hierarchien bin ich als CM letztendlich für meine Veranstaltungen zuständig und verantwortlich. Ich bin frei in der Themenauswahl und kann mir überlegen, welche Themen ich wann mache. Natürlich wird das intern alles abgestimmt, damit es auch in unsere Prozesse hineinpasst."

Flexibles Arbeiten ist ein wichtiger Baustein in der Unternehmenskultur der EA, alle arbeiten überwiegend im Home-Office.

„Wir arbeiten derzeit überwiegend im Homeoffice, auf der einen Seite ist das ganz angenehm, weil wir Mitarbeitende aus ganz Deutschland haben. Das wäre mit einer Präsenz im Büro in Berlin gar nicht möglich. Wir haben jedoch die Zusammenarbeit so gestaltet, dass wir einen sehr engen Austausch haben. In meinem Team haben wir täglich ein Stand-up und tauschen uns zu den Aufgaben des Tages aus. Darüber hinaus gibt es weitere Meetings, man ist also in einem sehr regen Austausch. Niemand arbeitet also ohne Kontakt zu den anderen Kolleg*innen."

Muss ein Conference Manager auch mal vor Ort sein?

„Absolut! Zum einen, wenn eine Veranstaltung in Präsenz stattfindet – dann ist der CM vor Ort mit dabei. Auf der Veranstaltung kann er auch gut weiter zu dem Thema recherchieren, mit den Referierenden und Teilnehmenden sprechen. Das geht meist besser als am Telefon.

Zum anderen: Wenn wir interessante Projekte haben, zum Beispiel die Planung von neuen Veranstaltungsformaten. Solche Dinge sind gut in Präsenz zu besprechen. Wir mieten uns für einen Tag einen Co-Working-Space und arbeiten zusammen daran. Conference Manager*innen, die nicht aus Berlin kommen, werden digital dazu geschaltet."

Was macht den besonderen Reiz deines Jobs aus?

„Auf der einen Seite macht es Spaß, sich mit komplett unterschiedlichen Themen auseinanderzusetzen. Ich habe Internationale Politik studiert und hatte mit Digitalisierung oder dem Hochbau in Deutschland nicht wirklich zu tun. In diese beiden großen Themen habe ich mich eingearbeitet. Außerdem betreue ich kleinere Themen und habe mir ein Nischenwissen in all diesen Themen aufgebaut. Was natürlich sehr spannend ist!

Auf der anderen Seite komme ich in Kontakt zu sehr unterschiedlichen Personen: Referierende, Teilnehmende und auch zum Personal in Hotels, in denen die Veranstaltungen stattfinden. Ich habe zum Beispiel Kontakt mit dem Direktor eines Landessozialgerichts, so jemanden würde man ja nicht einfach so auf der Straße kennenlernen. Aber durch meine Tätigkeit unterhalte ich mich mit ihm in der Mittagspause des Seminars.

Für mich ist die Arbeit als Conference Manager eine herausfordernde, aber auch kreative Arbeit. Es gibt so viele Projekte, an denen man mitarbeiten könnte. Und auch in den Veranstaltungen, die ich verantworte, kann ich wirklich kreativ sein. Und das gefällt mir sehr gut."

Sende uns einfach Deine Bewerbung per E-Mail an: joanna.baka@euroacad.eu (Geschäftsführung & Personal) bzw. für die Stelle der Seminarbetreuung an silva.szagarus@euroacad.eu (Team Conference Coordination)